Vous pouvez maintenant charger des modèles de documents dans Simple CRM, pour ensuite les fusionner avec les données d'une interaction, et de tous les éléments liés à l'interaction.
Vous pouvez par exemple créer un modèle de document d'un courrier, et, depuis l'interaction, renseigner automatiquement le nom du contact, la société, l'adresse postale, le nom du projet lié...
Pour pouvoir créer des modèles, il faut en avoir le droit. Pour cela, demandez à votre administrateur d’effectuer les actions suivantes :
- menu haut -> Admin CRM
- onglet "1. Liste des utilisateurs"
- cliquez sur votre identifiant utilisateur
- cochez les cases "Peut créer et modifier des modèles de document" et "Peut générer des documents à partir des modèles".
- cliquez sur le bouton Enregistrer
1) Comment créer un modèle de document ?
La fusion est compatible avec les types de documents suivants :
- les documents Microsoft Office DOCX, XSLX, PPTX
- les documents OpenOffice / LibreOffice ODT, ODS, ODP
Lancez Word (ou LibreOffice), et créez un nouveau document (ou partez d'un document existant).
Saisissez le contenu, et insérez les balises qui seront remplacées, au moment de la fusion, par le contenu de Simple CRM.
Exemple pour un bloc d'adresse :
[onshow.contact_civilite] [onshow.contact_nom_contact] [onshow.contact_prenom]
[onshow.societe_nom_societe]
[onshow.societe_rue]
[onshow.societe_boite]
[onshow.societe_code_postal] [onshow.societe_ville]
Une fois la fusion réalisée, vous obtiendrez par exemple :
Madame Dupont Florence
SARL LOCO'NET
12 rue des Mésanges
ZA Grand Angle
34000 MONTPELLIER
Toutes les données de l'interaction, celles du contact liée, celles de la société liée, celles du projet lié sont accessibles dans le document. Vous trouverez la liste complète des balises ici : Balises fusion de documents.
Pour Simple ERP uniquement
Vous pouvez maintenant insérer dans un modèle, la liste des produits d'une interaction ERP (devis, bon de commande, facture...).
Pour cela, vous pouvez télécharger :
- un exemple fonctionnel LibreOffice Writer
- un exemple fonctionnel LibreOffice Calc
- un exemple fonctionnel Microsoft Word
- un exemple fonctionnel Microsoft Excel
Attention : pour les factures créées avec le modèle de publipostage, Simple ERP n'effectue pas de contrôle de cohérence entre les dates et les numéros des factures. Si vous utilisez le module de publipostage pour créer des factures, nous déclinons toute responsabilité en cas d'incohérence entre les dates et les numéros des factures créées.
2) Comment charger le modèle de document dans Simple CRM ?
Une fois votre modèle de document réalisé, ouvrez le module de gestion des modèles : Lanceur d'applications -> Onglet Outils -> Modèles de documents
La liste des modèles apparaît (la première fois, la liste est vide).
Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle".
Un formulaire apparaît.
Dans le champ "Nom du modèle", saisissez la description explicite du modèle, par exemple "Dossier de formation stagiaire"
Cliquez ensuite sur le bouton "Choisissez un fichier", et sélectionnez le modèle de document préparé à l'étape 1.
Dans le champ "Référence", choisissez si besoin une référence qui sera générée en même temps que le document. Pour gérer les références de documents, voir cette page : Références de documents.
Dans le champ "Type de document", choisissez si besoin un type à attribuer au document. Vous pouvez gérer la liste des types de documents, voir cette page : Gestion des types de documents.
La case à cocher "Actif" permet de désactiver le modèle de document ultérieurement si besoin.
Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton "Enregistrer".
3) Comment utiliser le modèle de document ?
Le modèle de document s'utilise depuis une interaction.
Créez une interaction, renseignez-la, et cliquez sur le bouton "Ajouter un document" (ou ouvrez une interaction existante).
Veillez à ce que les éléments qui sont appelés dans le document soient renseignés (par exemple, liez un contact si vous utilisez les balises "contact" dans le document). Cliquez sur le bouton "Appliquer".
Ensuite, choisissez le modèle à fusionner dans la liste déroulante.
Enfin, cliquez sur le bouton "Fusionner le modèle".
Vous obtenez alors, dans la liste des documents de l'interaction, le document fusionné.
Pour télécharger le fichier fusionné, cliquez sur le nom du fichier.
Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier fusionné.
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