Comment gérer les références pour la fusion de document ?

Dans Simple CRM, vous pouvez maintenant fusionner des modèles de documents avec les données d'une interaction, comme expliqué ici : Fusion de documents

Vous pouvez affecter une référence à chaque document généré. Par exemple, si vous êtes un organisme de formation, vous pouvez affecter automatiquement une référence unique au dossier de formation d'un stagiaire.

1) Comment créer une référence de document ?

Ouvez le Lanceur d'applications, puis cliquez sur l'onglet "Outils". Cliquez ensuite sur l'icône "Références de documents".

Vous arrivez sur la liste des références de documents (la première fois, la liste est vide).

Cliquez sur le bouton "Ajouter une référence", un formulaire apparaît.

Dans le champ "Nom de la référence", saisissez une courte description de la référence, par exemple "Référence de dossier stagiaire".

Dans le champ "Format de la référence", saisissez le format de la référence qui sera générée lors de la fusion du document.

Vous pouvez utiliser les balises suivantes :
- {A} représente l'année sur 4 chiffres (exemple : 2017)
- {M} représente le mois sur 2 chiffres (exemple : 11)
- {4N} représente le numéro séquentiel sur 4 chiffres. Pour numéroter sur 3 chiffres, utilisez la balise {3N}. le nombre de chiffres doit être inférieur à 10.
Ce champ peut contenir également du texte fixe. Exemple : "STG".

Par exemple, si vous saisissez comme format :
STG-{A}-{M}-{3N}
Lors de la génération du document, vous obtiendrez une référence telle que :
STG-2017-09-027

Dans le champ "Redémarrage" : ce champ définit à quel moment le numéro séquentiel est réinitialisé.
Vous pouvez choisir :
- "Jamais" : le numéro n'est jamais réinitialisé
- "A chaque début d'année" : le numéro est réinitialisé tous les 1er janvier
- "A chaque début de mois" : le numéro est réinitialisé le 1er de chaque mois

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

2) Comment utiliser une référence de document ?

Pour utiliser une référence dans un document :
- affectez d'abord la référence au modèle de document (voir la page Fusion de documents)
- dans le fichier du modèle de document, insérez la balise [onshow.document_reference] à l'endroit du document où vous voudrez insérer la référence.

Au moment de la fusion du document (voir la page Fusion de documents), la référence sera générée puis remplacera la balise [onshow.document_reference].