Comment importer facilement des données dans Simple CRM ?

Simple CRM propose maintenant un nouveau module d'import de contacts, de sociétés, d'interactions et de projets liés. Ce nouveau module a été pensé pour la simplicité d'utilisation.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.

Procédure d'importation

1) Préparez votre fichier de données, 5000 lignes maximum par fichier, avec LibreOffice obligatoirement. Vous pouvez télécharger gratuitement LibreOffice.

Enregistrez le fichier au format CSV, jeu de caractères UTF8, séparateur virgule (,), délimiteur guillemets ("). Consultez cette page pour voir comment enregistrer correctement le fichier CSV.

Si votre fichier comporte des codes postaux ou des numéros de téléphone, merci de consulter cette page pour savoir comment les importer correctement.

Si votre fichier comporte une ligne d'entête avec le nom de chaque colonne, vous devez vous assurer que chaque intitulé de colonne est unique. Par exemple il ne peut pas y avoir 2 colonnes "Rue", nommez chacune d'elle par son contenu précis "Rue contact" et "Rue société".

2) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet "3.Import de données", puis sur le bouton "Import assisté de sociétés et/ou contacts liés, au format CSV".

3) Cliquez sur le bouton "Parcourir..." et chosissez le fichier CSV à importer.

Cliquez sur "Lancer l'analyse du fichier".

Patientez quelques secondes, le contenu du fichier apparaît au-dessous.

4) Pour chaque colonne dont vous souhaitez importer les données, choisissez le champ dans le lequel ces données vont être importées.

Vous devez affecter une colonne à l'un des champs "Contact -Nom" ou "Société - Nom".

Les dates doivent être au format AAAA-MM-JJ.

Centres d'intérêts

Pour affecter des centres d'intérêts aux contacts importés, votre fichier doit contenir une colonne contenant les centres d'intérêts à associer à chaque contact, sous la forme d'une liste séparée par des virgules.

Par exemple : "Client,Sud-Ouest,Maçonnerie" (sans les guillemets) associera le contact aux trois centres d'intérêts indiqués.

Pour affecter les centres d'intérêts, associez la colonne contenant les centres d'intérêts au champ "Contact - Centres d'intérêts".

Liens contact-société

Si vous souhaitez affecter les données professionnelles d'un contact, utilisez les champs "Lien contact-société" situés en bas de la liste.

Pour accéder à toutes les colonnes de votre fichier de données, faites défiler le tableau vers la droite en utilisant la barre de défilement en bas du tableau.

Interactions

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Interaction - Sujet", une interaction sera créée pour chaque ligne du fichier.
Le champ "Interaction - Date début" doit être au format AAAA-MM-JJ.
Le colonnes affectées au type d'interaction, à l'état, le média, l'utilisateur de l'interaction doivent être formulés exactement comme le contenu des listes déroulantes d'une interaction.
Il n'y a pas de dédoublonnement automatique des interactions.

Projets

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Projet - Nom", un projet sera créé ou mise à jour sur la base du nom du projet.
Les champs "Projet - Date début" et "Projet - Date fin" doivent être au format AAAA-MM-JJ.
Un dédoublonnement automatique est effectué sur le nom du projet.

Gestion des doublons

Afin d'éviter la création de doublons, le module d'import recherche d'abord si le contact ou la société existent déjà dans la base de données Simple CRM.

Pour les contacts, l'identification se fait sur le champ "Contact - Email perso" ou "Lien contact-société - Email pro".

Pour les sociétés, l'identification se fait dans l'ordre :
- sur le champ "Société - Num SIRET"
- sur le champ "Société - Num TVA"
- sur le champ "Société - Identifiant national"
- sur les champs "Société - Nom", "Société - Code postal", "Société - Localité", c'est à dire qu'une société est reconnue si elle a à la fois le même nom ET le même code postal ET la même localité qu'une société existante dans Simple CRM.


5) Une fois que vous avez contrôlé la bonne affectation des colonnes aux champs Simple CRM, cliquez sur "Lancer l'import".
Attention, une fois cette opération réalisée, vous ne pourrez plus revenir en arrière ni annuler l'import.

Une demande de confirmation apparaît, cliquez sur Ok.

Patientez quelques secondes, le temps que l'import soit réalisé.
Un message de confirmation s'affiche, avec le décompte des éléments créés et mis à jour.